Réunion "Communication Interne" de la Fédération - La Fédération Nationale des Arts de la Rue

Réunion "Communication Interne" de la Fédération

Brest, 7 et 8 février 2002
mercredi 13 février 2002
par  lafede

Depuis sa création, la communication interne de la Fédé s’est démultipliée sur Internet comme en témoignent chaque jour nos boites aux lettres. Il semble donc important de re-structurer celle-ci par différentes décisions

Présents : Pascale Canivet, Marc Ménis, Claude Morizur et Yffic Cloarec

But de la réunion : Réflexion sur la communication interne de la Fédé.

Moyens de la coordinatrice

Il est tout d’abord indispensable de conforter les moyens matériels de la coordinatrice sans lesquels elle ne peut mener à bien samission de diffusion de l’information. Actuellement, Pascale a chez elle une seule ligne de téléphone (fax, internet, téléphone). Ayant moins de possibilités que l’ensemble de ses interlocuteurs, elle n’est pas à même de communiquer avec eux dans les mêmes délais. Pour être au niveau technique de ses correspondants, elle doit pouvoir disposer d’un ordinateur portable lors de ses déplacements, et au bureau d’une ligne ADSL (connexion permanente avec forfait à Internet).

Son manque de temps est également un obstacle. Sa charge de travail dépasse déjà amplement son mi-temps ; Il semble néanmoins impossible pour l’instant de recruter un emploi jeune sans conventionnement avec le Ministère puisque l’embauche de celui-ci nécessite un engagement sur 3 ans au minimum. Par ailleurs accueillir une nouvelle recrue dans le bureau de la Fédération signifie pour Pascale accueillir quelqu’un chez elle puisque le Bureau est à son domicile...

Solutions à trouver lors du prochain CA ?

Transmission de l’Information

Un préalable important : l’outil Internet ne peut, et ne doit pas remplacer les autres moyens de communication. Le téléphone existe toujours et le mail ne le remplace pas

Le contenu

Depuis 6 mois, pratiquement aucun compte-rendu ne parvient à Pascale. Il est évident que c’est la base même de nos échanges. Chacun doit donc s’engager à produire les comptes-rendus des réunions auxquelles il participe.

Les tuyaux : Les listes de diffusion

Deux listes de diffusion Fédération existent depuis mars 2001 :

- La liste lafederation (lafederation@yahoogroupes.fr) : les 112 adhérents (sur 153) ayant communiqué leur adresse Email y sont inscrits. C’est un outil de dialogue interne à la Fédération : elle sert à Pascale pour distribuer l’information, et aux adhérents pour communiquer entre eux. Cette liste Fédé est paramétrée pour que la réponse à un mail se fasse par défaut à l’ensemble de la liste (rien n’empêche de répondre uniquement à l’auteur).
- La liste ca-fede (ca-fede@yahoogroupes.fr) : seuls les 24 membres du CA y sont abonnés. Deux types de messages devraient y circuler : les messages "pour information" et les messages de "consultation pour décision". A noter qu’actuellement ces 2 types de messages ne se distinguent pas : il est nécessaire qu’à l’avenir ils le soient. La liste ca-fede est paramétrée pour que la réponse à un mail se fasse par défaut à l’auteur (rien n’empêche de répondre à la liste mais seulement quand c’est nécessaire afin d’éviter d’encombrer nos boites).

Pour mémoire, la liste Rue regroupe à ce jour plus de 800 professionnels, observateurs et passionnés dont une partie garde l’anonymat

Hébergement des listes

Actuellement ces 2 listes sont hébergées gratuitement par YahooGroupes en contrepartie d’insertion de pubs dans les mails. Sur le site YahooGroupes, il existe la possibilité de consulter la liste des abonnés ainsi que les messages archivés. L’accès est protégé par mot de passe individuel et la plupart des abonnés l’ont perdu. Pour rétablir cette possibilité d’accès aux archives et supprimer les pubs, nous avons décidé de déplacer ces listes vers l’hébergeur du Fourneau.

Code de conduite de la liste ca-fede (associatif)

Un code de conduite permettant de faciliter la lecture, le classement et le traitement des mails sera proposé par Claude et diffusé par mail et papier à l’ensemble du CA :

- Ajout dans l’objet du message d’un sigle permettant d’identifier le type du message (pour info, pour décision,...)
- Pour les messages nécessitant une prise de décision, mise en place d’un système de "Bon à tirer" avec quorum de 50% à atteindre dans les 48h (ou 72h ? à discuter...)
- ...

Mode d’emploi des listes (technique)$

Yffic a écrit un mode d’emploi technique du mail en général, d’une liste de diffusion en particulier :

- Comment répondre à un courrier, suppression du texte superflu, mettre le sujet en valeur…
- Comment filtrer et classer automatiquement les mails entrants

Ce mode d’emploi est consultable par ici et sera diffusé sur les listes après leur migration

Agenda de la Fédération

Un agenda sera rédigé chaque lundi par Pascale et transmis à la liste lafederation. Un récapitulatif sera transmis par voie postale aux adhérents non connectés toutes les 6 semaines. Il contiendra les rendez-vous de la Fédé, les avis de mise en ligne des comptes-rendus, les absences de compte-rendu… L’Agenda n°1 a eté transmis le 8.02.02

Le Site Internet de la Fédération

Un nouveau site de la Fédération est en construction. L’objectif est de rendre l’information plus vite disponible et de revoir la charte graphique. L’outil choisi pour gérer le site s’appelle SPIP (Système de Publication pour l’Internet). Cet outil, une fois installé sur le site permet à des "auteurs" de publier de l’information sur le site sans l’intermédiaire d’un webmaster. Une présentation sera faite lors du prochain CA.

"La communication sera notre règle..." ?
Compte rendu rédigé conjointement le 13.02.02,
Marc, Yffic et Claude


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